Что можно автоматизировать в Excel? | A-TECHS
Что можно автоматизировать в Excel?

По-моему опыту, Excel самое используемое бизнес ПО в России и в мире. Из личного опыта могу сказать, что видел арендный бизнес с выручкой 1 млрд рублей в месяц, автоматизированный на Excel. Под управлением я понимаю учет договоров, учет текучки арендаторов, вакантность площадей, контроль (сравнение) арендных ставок, сравнение прочих условий. Конечно, выручка начислялась бухгалтером, причем по договорам с условными единицами (когда курс расчета зависит от курса ЦБ на дату поступления ДС), это сделать достаточно сложно, и в Excel это автоматизировано не было, но все таки масштаб меня тогда поразил.

Если говорить про бюджетирование, то в разное время видел Бюджетные модели в Excel компаний не только топ 100, но и топ 10. Причем многие из этих компаний объявляли, что учет ведут в Axapta и SAP, при этом бюджет считался в Excel и там же сводится план и факт. И если считать бюджетирование одним из центральных процессов управления, то можно сказать, что с помощью Excel управляются компании из топ 10 :-).

С другой стороны Excel избыточно гибок, организовать работу в одном файле трудно, пользователи могут затереть данные друг друга, сложно наложить ограничения на данные других пользователей в зависимости от прав.

Для небольших компаний можно попробовать, чтобы данные вносились пользователями в «свои файлы», которые потом объединялись бы. Например, возможно, что начисления по аренде делает один сотрудник в «своей» таблице, а платежные документы делает другой (сотрудник) и после объединения этих двух таблиц, можно получить взаиморасчеты с контрагентами. Возможно, что данные вводит один сотрудник, которому сообщают об операциях другие сотрудники. Описанный способы взаимодействия неудобны, но Excel настолько дешевле, проще и прозрачнее, что несмотря на недостатки, повсеместно находит свое применение…

Давайте попробуем рассмотреть, какие либо «фишки», основные приемы для автоматизации учета в Excel на примере (вернее, мы рассмотрим типовые приемы, которые используются в любых учетных системах, и применимы и в Excel, и рассмотрим ограничения Excel, то есть те приемы, которые для Excel неприменимы.

Остатки и обороты

Перед этим немного теории. Все учетные задачи сводятся к расчету двух типов данных: это «обороты» и «остатки», другого нет. В финансовом анализе есть еще такое тип показателей, как коэффициенты, но в самом учете, кроме оборотов и остатков других типов показателей нет.

Продемонстрировать «обороты и остатки» легче всего на примере кошелька и того что с ним происходит за месяц. В кошельке есть остаток денег на начало месяца. За месяц в него «поступает» определенное количество денежных средств и «уходит» некое их количество. А в конце месяца в кошельке остается определенная сумма. Понятно, что эти показатели связаны: Остаток денег на конец равен остатку на начало, плюс все, что поступило и минус все что убыло.

Остатки на начало и на конец — это (что понятно уже из названия) — это остатки. А приходы и уходы денег (за период) — это не что иное, как оборот. Оборот — как своего рода поток, а остаток — это остаток. Можно еще применить аналогию с бассейном, в котором есть остаток воды на начало периода, входящий поток, сколько влилось в бассейн, исходящий поток, сколько вылилось из бассейна и остаток на конец.

Примечательно, что такой показатель, как остаток — применим только к моменту времени, а оборот — только за промежуток времени. То есть мы можем сказать: «остаток на дату», и «приход за период», но НЕ МОЖЕМ сказать: «Остаток за период», и «Оборот на дату».

Удивительно, что все многообразие вычисляемых параметров в учете — ОБОРОТ и ОСТАТОК.

Приведем примеры. Сколько на складе товара? Это остатки. Взаиморасчеты с контрагентами — остаток. Выручка или поступление денег от контрагента — оборот. Вы планируете оплаты на месяц (назовем этот документ заявкой на расход денежных средств), а потом хотите посмотреть сколько денег вам осталось оплатить по этим заявкам — остаток.

Давайте попробуем разработать какой-то алгоритм, для определения что относится к обороту, а что к остатку. Но попробуем на примере таблиц в Excel. Мы хотим автоматизировать учет ДС. Легче всего это сделать так: создать таблицу, со следующими полями: Дата, Касса/карта (у человека может быть много карт), статью и сумму. Все, что увеличивает нам остаток, будем вносить с +, все что уменьшает с «минусом». Соответственно, если просуммировать колонку сумма, то мы сможем увидеть остаток ДС (сколько денег у нас сейчас). Если просуммируем в разрезе каждой карты, (например отобрав записи фильтром), то мы посчитаем остаток в разрезе счета/карты. См. пример, отобрали все записи карты альфа банка, просуммировали, получили итог, 120+100 — 20 = 200 рублей. Отобрали карту СБЕРа — получили сумму 90 если мы захотим построить отчет, то можем просуммировать суммы по статьям, тогда мы получим вот такой вот отчет, остаток на начало (120 + 90) 210. Зарплата 100, минус 20 развлечения, итого остаток денег на конец равен 290.

Отобрав все суммы > 0, мы можем получить все приходы денег, то есть положительный поток, входящий поток (помним, что это в финансах и бухгалтерии называется оборот), а если отберем, все, что < 0, то получим исходящий поток (или минусовой оборот). Можем делать это в разрезе наших аналитик, карт/касс, или в разрезе статей. В разрезе статей мы получим отчет, откуда мы получили и куда направились свои деньги, а в в разрезе карт, мы увидим сколько пришло-ушло-осталось на каждой нашей карте. Сделать это автоматически можно в сводной таблице, ей невероятно легко пользоваться, смотрите принтскрины.

Здесь можно сделать очень важный вывод, что есть аналитические разрезы, на которых есть смысл учитывать и ОБОРОТ и ОСТАТОК, а есть аналитические разрезы на которых есть смысл учитывать только ОБОРОТ. Если деньги пришли на карту, то уйти они могут только с этой карты. Если же деньги пришли по статье ЗП, то уйдут они, конечно, же по другой статье. То есть смысла рассчитывать ОСТАТОК по аналитическому разрезу «Статья» нет. Остаток существует только в кошельке или на карте. Но для кошелька есть смысл рассчитывать и оборот. Сколько всего пришло на карту, сколько всего с нее ушло. То есть мы поняли, что для некоторых аналитик мы будем рассчитывать только оборот, а для некоторых и остаток и оборот. Номенклатура, Склад, Расчеты с контрагентами, задолженность перед контрагентами — это остаточные показатели. а статьи дохода расхода, поставка в разрезе заказа (по какому заказу пришло на склад) — это оборотные показатели.

Связанные таблицы

Продолжим, так что же все таки можно автоматизировать в Excel? Рассмотрим более сложную операцию: Приход товара на склад. Навык построения таблицы у нас уже есть. Создаем таблицу с полями: склад, операция, номенклатура, кол-во и сумма, и отображаем операцию прихода двух мешков на склад. Но вспоминаем, что кроме увеличения количества товара, у нас изменились взаиморасчеты с поставщиком. Увеличилась наша задолженность поставщику на 600. Здесь есть еще один тонкий момент, но практически последний. Видно, что операция изменила две таблицы, количество материалов на складе и взаиморасчеты. Это не исключение, все операции изменяют не одну сущность, а две. Здесь мы напрямую подошли к понятию бухгалтерской проводки, «Дебета и Кредита», Бухгалтерского баланса, 3-м типам хозоперации, но это лучше выделить в отдельную статью: «Как можно просто объяснить бухгалтерию». И пока не будем объяснять, почему мы поставили «минус» 600 в таблице взаиморасчетов. Просто рассмотрим еще одну операцию: Оплату. Операция оплаты уменьшит количество денег, и закроет наш долг, смотрите таблицу взаиморасчетов (там появилось +600), и остаток задолженности Центру цемента ООО станет 0 (-600+600 = 0, ничего мы «Центру цемента» ООО больше не должны). При этом у нас уменьшается количество денег на те же 600.

Вот мы и подошли к ответу на вопрос: что же мы можем автоматизировать в Excel? Только то, что мы сможем поместить в одну таблицу. В этом главное ограничение Excel (кроме см. выше ограничения совместной работы) я не говорю о том, что мы можем внести бюджет огромной компании (с чего я начал эту статью), но кросс-таблицы, (пересечение статьи-периода, и лист или файл = филиалу) в которых вбиты бюджеты — это конечно, не автоматизация. Я под словом автоматизировать, понимаю, «вбить много однотипных данных — по кнопке получить отчет». Давайте попробуем построить такую таблицу, чтобы в нее было бы можно поместить все необходимые данные Не будем утомлять читателя долгим проектированием, а сразу покажем два примера, которые проиллюстрируют нам два принципиальных варианта, решения этой задачи.

Первый вариант, поместить все аналитические разрезы в одну таблицу (см. пример). Правда тогда будет огромное количество аналитических разрезов, все справочники, которые используются хотя бы в одной операции будут в этой таблице.

Второй вариант, это назвать столбцы Аналитика 1,2,… и поместить разные типы данных в эту таблицу. В одной строке это поле будет означать контрагента «Центр цемента» в другой строке уже Склад, то есть мы вынуждены будем перемешать наши справочники и в сводной таблице потом по названию понимать, что же такое «Центральный» — Контрагент, Склад, или нечто иное…

Оба эти варианта очень неудобны: либо мы помещаем разные сущности в один справочник (в одну колонку) и тем невероятно сильно усложняем выбор, либо мы просто перебираем все возможные аналитические разрезы, но тогда это разреженная матрица, которую не только сложно хранить (много полей, тяжелые файлы), но и сложно заполнять (необходимо все время помнить, какое поле относится к какой операции). Мы столкнулись со сложностями, вот эти сложности и есть главное ограничение (кроме совместного доступа), которое не позволяет использовать такой гениальный инструмент, как Excel в решении практических задач. И наоборот, если бы могли так настроить систему, чтобы одна операция сделала записи в разные таблицы, то это бы очень расширило нам возможности автоматизировать учетные операции. Поэтому мы и создали сервис A-Techs — Excel-е подобный продукт, который отличается от Excel тем, что одна операция может записывать данные в разные таблицы, и это принципиально увеличивает возможности вести учет.

P.S. На самом деле существуют еще три учетные задачи, решение которых в Excel — не тривиально: Это задачи:

  • расчета себестоимости
  • партионного учета
  • распределение затрат по какой то базе распределения

Решение этих задач мы опишем в отдельной статье