Простые инструменты | Excel, ВПР и сводная таблица | A-TECHS
Excel, ВПР и сводная таблица

Не берите на работу того,  кто не знает, слов: «Excel», «ВПР» и «СВОДНАЯ ТАБЛИЦА».

Мне очень нравится аналогия про «египетских писцов». Древний Египет был достаточно сложно устроен, с разделением труда и социальных функций, и с централизованным управлением. Для централизованного управления нужны навыки хотя бы элементарной математики. Необходимо проводить огромное количество всевозможных расчетов: сколько нужно хранилищ зерна, сколько зерна нужно для того, чтобы прокормить армию, и тд.

Писцы были теми людьми, кто производил эти расчеты. Они обладали навыками элементарной математики, и письма… я думаю что уровень знаний у них соответствовал современной начальной школе. Удивительно, что навыки, которые давали 3 000 лет назад возможность быть в высшем классе управления государством, сейчас относятся даже не к среднему обязательному образованию, а к элементарной школе.

Это происходит потому, что человечество накапливает все больше знаний, и хотя жизнь человека удлиняется тоже (средняя продолжительность жизни в развитых странах уже больше 70, при 30-40 в древние века), но к 30 годам приходится осваивать все больше и больше, чтобы просто соответствовать минимальному уровню даже не для создания, а для использования технологий.

Ни для кого не секрет, что современный мир начал развиваться с какими-то уже неосознаваемыми нами скоростями. Поколение, которому сейчас 40 помнит, что такое проигрыватели (такие штуки с иголками и виниловыми пластинками), бобинные магнитофоны, кассетные магнитофоны, потом совсем быстро промелькнувшие магнитофоны с очень м-а-а-а-а-ленькой кассеткой, потом CD-плейеры, и плееры в виде флешки, и сейчас телефоны (по сути переносные компьютеры). А это между прочим ни много, ни мало технологические прорывы, которые случились не один раз за время жизни 40-летних и только в области звукозаписи)).

Снижения этой скорости не видно, видимо каждое изобретение и открытие несет за собой следующие два, и те в свою очередь снова следующие два… Это очень походит на экспоненту с его клюшкой и прямой устремленной вертикально вверх. Сейчас даже сложно представить какие знания станут общедоступными в следующие (помним об ускорении развития, об экспоненте) — в следующие 5 — 10 — 20 лет? Конечно, мы не футурологи, мы будем обсуждать нашу специализацию — обработку данных, учет, учетные системы…

Давайте попробуем это представить… Что должен будет знать и уметь работник в офисе через некоторое время? (запомним вопрос, и порассуждаем)… Ни для кого не секрет, что в какой бы компании вы не работали, вам придется очень много времени проводить в Excel. Несмотря на огромное количество специализированного ПО для бизнеса, Excel остается тем ПО, на котором решено больше всего учетных задач (наше мнение). (Тезис №1)

Тезис №2 — все большее количество рабочих мест сталкивается с тем, что нужно обрабатывать большое количество данных. Речь уже давно не о работниках экономических и финансовых служб (суть которых проводить расчеты и анализировать большие объемы данных), а речь уже о всех службах в компании. Например:

Продажи: если есть филиальная сеть, то может быть интересен вопрос,пересечений: в какие регионы грузит каждый филиал, насколько уменьшится выручка, если отказать клиентам в предоставлении отсрочки платежа (какая доля клиентов с отсрочкой платежа в выручке), зависимость продаж от наличия остатка на складе, оборачиваемость запасов по номенклатурным группам…

HR: существует наблюдение, что когда сотрудники не согласны с атмосферой, которая царит в подразделении, то они начинают чаще брать больничный. Работает это так, что в пограничном состоянии, когда температура 37,5 — 37,7, можно и поработать и уйти на больничный, то сотрудники выбирают свое поведение в зависимости от атмосферы на рабочем месте. То есть, если взять данные за большой период, то можно оценить атмосферу в отделе, после прихода нового руководителя. То же можно сделать и с текучкой персонала.

Снабжение: посчитать среднюю цену прихода на склад, состоящего из нескольких заказов, посчитать среднее отклонение фактической даты поставки от плановой.

Маркетинг: доли игроков по таможенной базе, количество звонков на одного сотрудника, в зависимости от времени суток и пр.

Современное управление совершенно невозможно, без способности обработать большие массивы данных (на нашей практике большие — это начиная с 1 000 строк и до бесконечности). Тот кто может это делать получает огромное преимущество по сравнению с теми, кто это делать не в состоянии. Это преимущество просто колоссально. И его можно достичь малыми усилиями.

Практический инструмент, который можно выполнить такого рода расчеты — (если данные находятся в одной таблице) это Сводная таблица Excel. Это настолько простой инструмент, что объяснить, как с ним работать можно за 10 минут школьнику 9-го класса. При этом он позволяет делать вычисления, которые без знания этого инструмента может выполнить только IT-специалист.

Если данные находятся не в одной, а нескольких связанных таблицах, то задача становится чуточку сложнее, тогда для объяснения, как это сделать потребуется не 10 минут, а возможно 100 (так как требуется ознакомится с прикладной областью «связанные (реляционные) базы данных»), но 100 минут стоят того, чтобы стать независимым от IT, иметь возможность самостоятельно получить большинство отчетов. Для этого потребуется освоить работу функции ВПР и узнать несколько «фишек» ее совместного использования со Сводной таблицей.

Конечно, Сводная таблица и ВПР слабее, чем IT-сотрудник владеющий структурированным языком запросов (SQL), но во-первых, для IT-сотрудника — это его специальность, а для вас просто дополнительный навык. ВПР и Сводная таблица с «фишками» позволят вам через несколько пересчетов сформировать большую часть требуемых отчетов…

А во-вторых, что даже важнее, после некоторой практики вы начнете представлять, как устроены базы данных, какие отчеты из них можно получить, в зависимости от их структуры, а какие нет, и как их (базы данных) изменить, чтобы получить требуемые отчеты.

Возвращаясь к теме статьи, чем дальше, тем больше будет баз данных, тем важнее будет уметь их обрабатывать самостоятельно, тем чаще вам придется принимать участие в их проектировании и построении, даже если вы логист, снабженец, юрист, работник отдела кадров и так далее.

И теперь подходим к выводу: если сотрудник легко пользуется ВПР и Сводной таблицей, знает нюансы этих инструментов, то скорее всего он был вынужден обрабатывать большие массивы данных на своем рабочем участке. А так как мы считаем, что на любом рабочем месте есть такая потребность, (перефразируя, «был бы человек, а статья найдется», «знал бы человек Сводную таблицу, а на рабочем месте такая задача всегда найдется», то эти знания просто показывают уровень его развития.

На практике, даже в больших компаниях из топа 1 000, всего процентов 10-20% обладают этими знаниями, а часто вместо Сводной таблицы используют фильтры в таблице.

Так как потраченное время (100 минут) и полученная выгода настолько велика, что по нашему мнению, эти (еще раз повторимся) очень простые, не требующие долгого освоения знания, станут обязательными для каждого мало-мальски современного, уважающего себя человека. Поэтому — если не знаете, то срочно ознакомьтесь с ВПР и Сводной таблицей, а если считаете себя продвинутым, то ознакомьтесь и с теорией реляционных (связанных) базах данных. И постепенно свыкайтесь с мыслью, что нужно начинать не брать на работу того, кто не владеет этими навыками.