Реализация простого учета | Документация | A-TECHS

Реализация простого учета

В статье рассмотрено как настроить в сервисе A-Techs модель простого учета.

В статье Простой вариант учета было предложено вести учет в таблице следующего формата. (см. шапку таблицы на Рисунке 1).

Модель
Рисунок 1

Если такой учет вести в Excel, то нужно было бы вносить данные прямо в таблицу, из которой мы бы позже получали бы отчеты. В A-Techs можно настроить ведение учета по-другому. Сама таблица с данными – будет Журналом. А записи в эту таблицу будут выполняться не напрямую, а с помощью Операций с полями. В эти поля будут выбираться элементы из справочников. То есть для реализации в A-Techs такой модели нам нужно:

  • Настроить и заполнить Справочники.
  • Создать Операции.
  • Создать Журнал (таблицу, как на Рисунке 1).
  • Настроить Операции, чтобы они делали записи в Журнал.

Выполним последовательно эти 4-е пункта.

1. Ввод справочников.

В описанной модели мы использовали следующие аналитические разрезы:

  • Номенклатура
  • Склад
  • Контрагент
  • Договор
  • Расчетный счет
  • Статья ДДС
  • Сотрудник
  • Подразделение
  • Производимые товары
  • Партия
  • Статья затрат

Для ввода этих объектов в систему мы будет использовать Справочники. В A-Techsесть предопределённые справочники. Рисунок 2.

Модель
Рисунок 2

Большинство справочников, которые требуются нам в данной модели, созданы в системе по умолчанию. Есть справочники, которые называются по-другому, но по сути одно и тоже (они выделены красным). Для нашей модели не достает только справочников «Склад» и «Партия».

Модель
Рисунок 3

Создадим их. Для этого наводим мышку на меню Конструктор и выбираем в нем Конструктор справочников (Конструктор/Конструктор справочников). Рисунок 4.

Модель
Рисунок 4

Мы оказываемся в Конструкторе справочников. Для создания нового справочника требуется нажать кнопку . Рисунок 5.

Модель
Рисунок 5

Появится форма создания нового Справочника. Рисунок 6. Требуется ввести Заголовок, Имя и по желанию Комментарий.

  • Заголовок— это название справочника для пользователя, то что будет видно пользователю, практически во всех объектах системы.

  • Имя – это системное имя, некий уникальный идентификатор, имя, которое вы сможете использовать в формулах, запросах к данным. (требования к имени, только маленькие буквы, не должно быть пробелов, наименование не более 15 символов; вместо пробела можно вводить нижнее подчеркивание «_» ).

  • Комментарий – произвольный текст для описания назначения данного справочника.

После заполнения этих полей нажимаем кнопку .

Модель
Рисунок 6

Мы вновь попадаем в Конструктор справочника, в котором появляется информация о новом справочнике. Рисунок 7.

Модель
Рисунок 7

Создадим второй недостающий справочник Партия. В Конструкторе справочников отражаются два введенных нами справочника. Рисунок 8.

Модель
Рисунок 8

2. Настройка Операций.

Операции создаются в меню Конструктор/Шаблоны операций. Рисунок 9.

Модель
Рисунок 9

При нажатии мы попадаем в форму создания новой операции. Нажимаем . Рисунок 10.

Модель
Рисунок 10

Появляется окно для ввода Имени и Наименования операции. Рисунок 11.

Модель
Рисунок 11

Вводим для примера Операцию Поступление материалов. Вводим в Заголовок* «Поступление материалов». Имя система преобразует сама, заменив заглавные букву на строчные, и пробелы на нижнее подчеркивание и сократив Имя до 15-ти символов. Рисунок 12. Если вам не понравится обрезка Имени, то вы можете изменить Имя, но при этом вам нужно будет проследить, чтобы длина строки не было более 15 символов. После нажатия сохранить, вы попадаете в форму настройки.

Модель
Рисунок 12

В форме три закладки: (см. Рисунок 13)

  • Структура – на этой закладке настраиваются поля.
  • Записи – на этой закладке настраиваются движения в Журналах.
  • Прочее – прочие настройки.
Модель
Рисунок 13

В структуре Операции есть поля в Шапке и в Таблице. Добавлять поля можно с помощью кнопки , а удалять с помощью кнопки . Давайте еще раз вспомним, какие поля нам нужны в этой Операции? Напомним еще раз таблицу, которую мы строим. Рисунок 14. Поступление материалов, это поля: Номенклатура, Склад, Контрагент, Договор. Понятно, что в одном документе может быть не один вид товара. При этом Контрагент будет только один. Для этого и применяется Шапка и Таблица. В Шапку мы помещаем только те поля, которые относятся ко всей Операции, а в Таблицу – Поля, которых может быть много.

Модель
Рисунок 14

Поля в Шапке относятся ко всему документу, например, Поле Контрагент. Вводим Поле Контрагент. Нажимаем в Шапке. Рисунок 15. Нам требуется заполнить все Поля справа:

  • Заголовок– это наименование поля в документе (как его будет видеть пользователь).
  • Имя – системное имя, которое мы будем использовать в формулах.
  • Тип – это ссылка на справочник (то есть мы сделаем это Поле – каким-то справочником).
  • Формула – здесь можно настроить формулы, как в Excel.
  • Источник данных– здесь можно настроить получение данных которые были введены ранее (это запрос к информации в любом Журнале. То есть мы можем получить любую информацию об оборотах и остатках).
  • Только чтение – после установки «галочки» в операции это поле будет недоступно для изменения.
  • Обязательное – после установки «галочки» система не сохранит документ, если это поле не заполнено.
  • В комментарии – значение этого поля будет выведено в Журнал Операций.
  • Колонка– это поле «работает» только для Шапки. Шапка разбита на три части: левая, средняя и правая колонка. И мы можем выбрать в какой колонке в Шапке будет выведено это поле: в левой (1), в средней (2) или в правой (3).
Модель
Рисунок 15

Заполняем поля. Рисунок 16.

  • Заголовок– Поставщик (просто так кажется уместным для документа поставки).
  • Имя– Контрагент.
  • Тип– выбираем Справочник «Контрагент» (из списка Справочников) (Рисунок 17).
Модель
Рисунок 16

 Имя – контрагент (чтобы оно было типовым для всех документов, так как при «Вводе на основании» одинаковые наименования позволяют перенести информацию из Операции-основания в Создаваемую Операцию.


Модель
Рисунок 17

Добавим в Шапку Договор и Склад. (для склада можно посмотреть, как мы заполнили Наименование и Тип). Поле Склад (как и для Поля Контрагент) сделали обязательным для заполнения.

Можно посмотреть, как будет выглядеть наша Операция. Рисунок 18. Сохраним ее и переходим в меню операций. Рисунок 18. Меню: Операции. Там пока одна операция, которую мы только что настроили.

Модель
Рисунок 18

Нажимаем на Операцию Поступление материалов. Открывается Журнал Операций. Очевидно, что пока в нем нет ни одной Операции. Рисунок 19.

Модель
Рисунок 19

Нажимаем  и смотрим как выглядит Шапка Операции, которую мы добавили. Рисунок 20.

Модель
Рисунок 20

Системные поля: Валюта , Итого и комментарий присутствуют всегда, а поле Организация – можно настроить так, чтобы его не было в Операции. Ниже три поля, которые мы ранее настроили: Поставщик, Договор, Склад. Причем Поставщик и Склад отмечены «звездочкой», что означает, что они обязательны для заполнения. Поставщик – находится в первой колонке, Договор – во второй, а Склад в третьей, как мы и настраивали.

Возвращаемся к настройке Операции. Конструктор/Шаблоны операции. В Журнале шаблонов уже есть запись нашей Операции. Чтобы продолжить настройку нажимаем . Рисунок 21.

Модель
Рисунок 21

Снова попадаем в форму настройки Операции. Начинаем настраивать Таблицу в Операции. Для создания нового Поля нажимаем «плюсик». Рисунок 22.

Модель
Рисунок 22

И точно также заполняем Поля справа (выделены синим).

  • Заголовок – это просто наименование. Например, можно написать Товар.
  • Имя– это системное имя, имя поля, которое будет участвовать в запросах и формулах. Удобно, если оно будет называться также, как Справочник, так как при использовании механизма «ввод на основании», Поля с одинаковыми именами будут заполняться автоматически.
  • Тип – это ссылка на справочник (то есть нужно выбрать тот справочник, которым будет являться это Поле).
  • Формула – можно настроить формулу расчета (в этом поле не требуется, так как мы будем не рассчитывать, а выбирать из списка).
  • Источник данных– это запрос на получение данных в данное поле (в этом поле не требуется).

Результат заполнения можно увидеть на Рисунке 23.

Модель
Рисунок 23

Нам нужны также Количество, Сумма (эти поля были в исходной таблице на Рисунке 1 или Рисунке 15, по которому мы и создаем шаблоны Операций). Так же для удобства можно ввести и поле Цена. Так как это Поля будут не ссылками на Справочники, а числовыми значениями, то в поле «Тип» мы выбираем Число. А в Поле Сумма, в поле Формула мы видим формулу: «$r.количество * $r.цена». Рисунок 24.

  • $– это часть синтаксиса формулы, обозначение начала аргумента.
  • r.– это означает, что мы берем значение из Таблицы (от слова row – ряд).

 Еще возможны значения: $h. – от слова header – шапка, в этом случае $h.ИМЯ_ПОЛЯ система будет использовать значение поля в Шапке $t. – от слова total – это сумма всех однотипных полей в Таблице.


Модель
Рисунок 24

Посмотрим, что у нас получилось. Перед вводом операции введем несколько элементов справочников, чтобы нам было что вводить в таблицу. Входим в Справочник Номенклатура (меню: Справочники/Номенклатура). Рисунок 25.

Модель
Рисунок 25

Попадаем в Справочник Номенклатура. Рисунок 26. Вводить новые элементы справочника можно вручную, а можно автоматически из Excel. Для этого есть кнопка. Давайте воспользуемся ей.

Модель
Рисунок 26

Нажимаем , и попадаем в форму похожую на Excel. Рисунок 27.

Модель
Рисунок 27

Можно заполнять ее руками, а можно скопировать область в Excel и вставить ее в эту форму. Рисунок 28.

Модель
Рисунок 28

И потом нажать Создать имя и загрузить. Справочник будет загружен. Рисунок 29.

Модель
Рисунок 29

Введем другие справочники, Контрагенты, Склады.

И создадим операцию. Входим в меню Операции/Поступление материалов. В форме Операций нажимаем добавить. Рисунок 30.

Модель
Рисунок 30

Заполняем поля. В Полях работает текстовой поиск. Сумма вычисляется автоматически по формуле построчно (помните $r.количество * $r.цена) Рисунок 31.

Модель
Рисунок 31

Но данная операция ни в каком Журнале не делает никаких записей. Нам осталось создать Журнал и настроить Операцию, чтобы она делала записи в этом Журнале.

3. Создание Журнала.

Для создания Журналов идем в меню Конструктор/Шаблон Журналов. В конструкторе журналов нажимаем кнопку «Добавить». Рисунок 32.

Модель
Рисунок 32

Для создания Журнала требуется выбрать в него Поля, нажимая стрелки (выделено красным). Доступны все Справочники, которые есть в Системе, и предопределенные, и те, которые созданы пользователями. Количество измерений (полей) ограничено 10. Рисунок 33. Если вам нужно больше, чем 10, пишите на support@a-techs.io .

Модель
Рисунок 33

По настроенной модели нам требуются следующие поля. Давайте вспомним еще раз Рисунок 3. Смотрите ниже Рисунок 34.

Модель
Рисунок 34

Мы выбираем все требуемые поля, называем Журнал «ОСНОВНОЙ», Имя система вводит автоматически, а мы нажимаем . Рисунок 35.

Модель
Рисунок 35

Форма закрывается, мы видим все наши выбранные поля. Журнал создан Рисунок 36.

Модель
Рисунок 36

Теперь нам нужно настроить создание записей Журнала из Операции.

4. Настройка создания записей Журнала.

Для настройки записей Журнала нам требуется вновь войти в Шаблоны операций и перейти на закладку «Записи» (выделено красным).

Модель
Рисунок 37
Модель
Рисунок 38

На закладке «Записи» нам нужно нажать кнопку .

Модель
Рисунок 39

Выбираем, созданный нами ранее, Журнал ОСНОВНОЙ. Появляется следующая форма, Рисунок 40.

Модель
Рисунок 40

Теперь нам нужно добавить запись, для этого нужно нажать кнопку . Система заполняет некоторые поля, остальные нам требуется заполнить именами полей Операции.

Модель
Рисунок 41

Заполнение может осуществляться по подстроке. Как только вы начнете вводить данные, то система отберет только те поля, в которых есть указанные буквы. Для номенклатуры достаточно ввести букву «н», для суммы «с». Рисунок 42.

Модель
Рисунок 42

После того, как вы заполните все поля, нужно выбрать «Источник» Table и «+» и нажимаем сохранить. Рисунок 43.


 Table – означает, что мы используем информацию из Таблицы в Операции. Операция создаст в Журнале столько записей, сколько строк в Операции. Если выбрать Header – то Операция сделает только одну запись в Журнале, и будет использовать только Поля из Шапки. Так как нам нужно чтобы было движение по каждому товару, то мы используем Таблицу.


Модель
Рисунок 43

Все готово, теперь нам можно проверить, как работает наша система.

5. Проверка записей операции.

Введем операцию и проверим записи в Журнале.

Открываем и заполняем Операцию. Рисунок 44. Устанавливаем «галочку» «Создать записи», и нажимаем .

Модель
Рисунок 44

Идем в Журнал. Нажимаем Журналы и выбираем требуемый нам Журнал (в нашем примере единственный созданный нами Журнал ОСНОВНОЙ).

Модель
Рисунок 45

И смотрим, какие записи сделала Операция.

Модель
Рисунок 46

6. Отчеты.

Отчеты в системе используют механизм построения сводной таблицы в Excel. Сделать это можно в самой системе в меню Отчет по журналу. Рисунок 47.

Модель
Рисунок 47

Когда вы попадаете в форму отчета, то вам требуется выбрать Наименование Журнала и нажать . Рисунок 48 (подсвечено красным).

Модель
Рисунок 48

Сформируется отчет. Рисунок 49.

Модель
Рисунок 49

Настройки отчета можно вывести по кнопке . Рисунок 50.

Модель
Рисунок 50

Также можно вывести Журнал в Excel, и далее пользоваться всеми инструментами Excel по обработке данных (Фильтр, Сводная таблица).

Модель
Рисунок 51